هدف الوظيفة: القيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية.
المدير المباشر: المدير العام للشركه
العلاقات الوظيفية:
الإتصال المباشر مع ، المدير العام - مدير تطوير الأعمال- المدير الإداري - المدير التنفيذي- مدير التسويق - مدير البيع - مديري الفروع - مدير الحسابات - مدير وحدة الدعم و الخدمات - مدير المشتريات.
مواصفات شاغل الوظيفة
الدراسة والتدريب
• مؤهل جامعي / دبلوم سكرتارية/دراسات عليا في إدارة الأعمال/خبره أو دراسه في مجال الموارد البشريه
الخبرة:
• لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية ، على أن يكون قد قضى منها على الأقل سنتين في شركة أو مؤسسة كبيره .
المهام والواجبات التفصيلية:
1. تنظيم ملفات الشركه
2. متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين (مدير البيع - مدير التسويق - المدير التنفيذي - مدير المشتريات - مدير لتسويق - مدير وحدة الدعم و الخدمات
3. الإشراف على عمل موظفي الخدمات و الاهتمام ببرنامج النظافه للمكتب و السلامه المهنيه و الأمن الصناعي.
4. متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين
5. التحضير لإجتماعات الإدارة الاسبوعية كتقارير متابعة خلال الاسبوع وعمل جدول عمل مع المديرين المباشرين بالمكتب وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها
6. تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات و المناقصات الوارده إلى المكتب ورسائل إدارة البيع وبيانات التحصيل ... إلخ.
7. تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية بين ممثلي المبيعات و الأطباء والعملاء والشركات و المؤسسات الأخرى.
8. استقبال الفاكسات و الخطابات و الطرود و البريد الالكتروني الوارد للشركه والرد عليها بعد تحويلها و متابعتها مع الشخص المنوط به هذه الرساله.
9. الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم مع مدير الموارد البشريه أو الشخص المسئول.
10. عمل نماذج و متابعة الاحتياجات الروتينيه مثل الكروت Business card و خطوط التليفون و عقود الايجار و غيرها بما يخص المؤسسه أو الموظفين.
11. متابعة احتياجات الأطباء (ملابس - حقائب - سيارات - الخ...)
12. متابعة اجراءات اصلاح و صيانة السيارات و متابعة مع مدير وحدة الدعم و الخدمات التراخيص المطلوبه.
13. متابعة العقود الجديده و التأكد من الوضع القانوني لجميع العاملين بالشركه و اجراءات تعريف الموظفين الجدد بالقواعد و الجزاءات و السياسات
14. مساعدة الموظفين الجدد على التعامل مع القوانين بالدوله و استكمال أوراق التعيين من رخص و اختبارات.
15. متابعة مع مدير وحدة الدعم و الخدمات الإقامات و المتطلبات القانونيه للموظفين.
16. متابعة التحقيقات القانونيه و غيرها بما يتعلق بالموظفين
17. متابعة شكاوى العملاء و توصيلها للشخص المختص.
18. متابعة برنامج قياس رضا الموظفين السنوي
19. متابعة الحضورو الانصراف و تقديم تقرير شهري تفصيلي للمدير العام.
20. ترتيب السفر و الإقامه و التأشيرات للمدير و المدراء المباشرين
21. الاتصال لترتيب الدعوات و التذاكر و الحجوزات للزائرين.
22. التعامل مع الاستفسارات والرد عليها، وإيصال البريد الشخصي والمهم أو العاجل للمدير
23. إعداد المذكرات الدورية للمصالح الداخلية والخارجية بحسب توجيهات مدير المؤسسة، وإجراء المراسلات الاعتيادية وتوقيعها منه، وتوزيعها على المعنيين بالأمر،
24. نشر التعليمات الداخلية للشركه
25. تحرير الرسائل تبعاً لتعليمات موجزة، وتأمين طباعة الوثائق السرية والأعمال الخاصة بالمدير.
26. إعداد تقارير العمل.
27. المشاركه في تقييم أداء المرؤوسين، وتحديد احتياجاتهم التدريبية.
28. تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن المدير المباشر، والتباحث معه في المسائل التي تنشأ عن التنفيذ التفصيلي للقرارات.
29. فتح وفرز البريد الورقي، وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بتوجيهات الرئيس المباشر،
30. الرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة،
31. متابعة الإجراءات التي تحقق سير العمل بكفاءة.
32. متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.
33. متابعة بيانات الإدراج المعلوماتي مع الموظفين و تحديث المعلومات عن جميع الموظفين.
34. القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.
35. متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
Job Details
| Date Posted: | 2014-04-27 |
| Job Location: | Doha, Qatar |
| Job Role: | Administration |
| Company Industry: | Other |
| Joining Date: | 2014-05-15 |
Preferred Candidate
| Career Level: | Mid Career |
| Gender: | Male |
| Degree: | بكالوريوس/ دبلوم عالي |
Apply Now http://ift.tt/1h56PGC